8 Kommunikationsvorlagen, die einer Führungsperson immer bereitstehen müssen

8 Kommunikationsvorlagen, die einer Führungsperson immer bereitstehen müssen.

von Christian Knutson, P.E., PMP

Vorwort

Effektive technische Englischfertigkeiten sind für Ingenieure und Technikfachkräfte, die international agieren, von essentieller Bedeutung. Allerdings sind gute Kommunikationsfertigkeiten genauso wichtig, wenn man die Karriereleiter hinaufklettern möchte (unabhängig von der Sprache).

Dies ist ein Crossover-Artikel von Christian Knutson, P.E., PMP von EngineeringCareerCoach.com, eine Plattform und Community, die es sich zur Aufgabe gemacht hat Ingenieure bei der Entwicklung zu Führungspersonen zu unterstützen, sei es in der Karriere oder im Privatleben. Dieser Artikel wurde vom Englischen ins Deutsche übersetzt – den Original-Artikel auf Englisch findest du hier.

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8 Kommunikationsvorlagen, die immer bereitstehen müssen.

Kommunikation ist eine der Schlüsselfertigkeiten, die einen guten Ingenieur von einem großartigen Ingenieur unterscheiden. Du musst kein meisterhafter Redner sein, aber deine Gedanken, Ideen und Emotionen klar vermitteln können. Geschriebene Korrespondenz ist eine Art dies zu tun, egal ob handschriftlich oder elektronisch.

Wie bei jedem Produkt oder Prozess kann man auch hier seinen eigenen Weg gehen… aber warum das Rad neu erfinden?

Vor fast zwanzig Jahren fing ich an, verschiedenste Korrespondenz zu sammeln, die sich mir als sehr effektiv darstellte. Immer wenn ich einen Dankesbrief erhielt oder für meinen Chef ein Glückwunschschreiben aufsetzte, legte ich die guten Exemplare in einem Ordner ab.

In den nachfolgenden Jahren half mir dieser Briefordner schnell die richtigen Worte zu finden, um wichtigen Leuten meine Anliegen zu übermitteln.

Die meisten dieser Vorlagen wirst du nicht oft brauchen, es sei denn du arbeitest in einer Position, in der regelmäßige Anerkennungsveranstaltungen ein Teil der Arbeit sind. Nichtsdestotrotz solltest du solche Vorlagen zur Verfügung haben: Wenn du mehrere verlässliche Vorlagen für jede Situation hast, musst du keine Zeit für die Erstellung verschwenden.

Anerkennungsschreiben als Kommunikationsvorlagen

Anerkennungsschreiben

Ein Anerkennungsschreiben schickt man an Personen oder Teams, die dich oder deine Kollegen auf besondere Weise unterstützen. Als Militärkommandeur sendete ich diese Schreiben an ehrenamtliche Arbeiter von Bürgerorganisationen, an Einheiten, die über die Pflicht hinaus geholfen hatten, oder an Menschen, die einem meiner Leute oder Organisationen aushalfen.

Außerdem schicke ich Anerkennungsschreiben an jeden, der meiner Familie oder mir hilft. Zum Beispiel habe ich vor kurzem eines an unseren ortsansässigen Lampenladen geschickt, der bei der Reparatur eines Hängelichts in unserer Küche geholfen hatte. Der Dienst war kostenlos und die Person, die mir half, war ein toller Gesprächspartner!

Wir alle haben eine Menge Dinge, für die wir dankbar sein können – egal ob bei der Arbeit oder im Privatleben. Zeige diese Dankbarkeit, indem du jenen Anerkennung zollst, die dein Leben ein kleines bisschen leichter machen.

Glückwunschschreiben als Kommunikationsvorlagen

Glückwunschschreiben

Ein Glückwunschschreiben schickt man jemandem, dem man seine Anerkennung für einen erhaltenen Preis, den Erfolg bei einem bestimmten Ereignis (z. B. das Bestehen einer Prüfung oder der Erhalt eines Zertifikats) oder zum Erreichen eines wichtigen Ziels mitteilen möchte. Was man unter „wichtig“ versteht, hängt von dem jeweiligen Netzwerk ab. Halte dich an dein Bauchgefühl, um zu wissen was in diese Kategorie fällt.

Genau wie bei Anerkennungsschreiben sollten auch hier einige Alternativen bereitstehen, auf die du zurückgreifen kannst. Ich mag es handschriftliche Korrespondenz zu empfangen, weil es sich hierbei um eine schon fast verlorengegangene Kunst handelt. Wann hast du das letzte Mal einen handschriftlichen Brief erhalten?

Einige haben das vielleicht noch nie. Aus diesem Grund empfehle ich dir deine Glückwunschschreiben per Hand zu schreiben, um die Wirkung zu erhöhen. Ich würde sogar Geld darauf wetten, dass der Brief, den du verschickst, in der Erinnerungskiste des Empfängers landet.

Empfehlungsschreiben als Kommunikationsvorlagen

Empfehlungsschreiben

Irgendwann im Laufe deiner Karriere wirst du entweder gebeten werden ein Empfehlungsschreiben zu verfassen oder jemanden darum bitten. Wie bei den beiden vorherigen Arten der Korrespondenz solltest du auch hier verschiedene Beispiele sammeln, damit du etwas hast, worauf du aufbauen kannst.

Vor dem Verfassen dieses Schreibens solltest du zwei Dinge wissen:

· Wer ist die Person, die das Schreiben anfordert, und was macht ihren Charakter und ihre Arbeit aus.

· Wer wird der Empfänger des Schreibens sein und wofür wird es verwendet werden.

Wenn du ein Empfehlungsschreiben brauchst und eine höhergestellte Person darum bittest (z. B. deinen Supervisor oder einen Mentor etc.), erstelle einen Entwurf, damit der Anfang gemacht ist. Höchstwahrscheinlich ist die verantwortliche Person sehr beschäftigt. Wenn du einen Entwurf zur Verfügung stellst, verringerst du die Zeit, die diese Person zum Verfassen des Schreibens investieren muss. Und hoffentlich spiegelt sich der Dank hierfür dann in den Worten des Empfehlungsschreibens wieder.

Beileidsschreiben als Kommunikationsvorlagen

Beileidsschreiben

Es ist eine Tatsache des Lebens: Irgendwann wird jemand, mit dem du arbeitest, einen Verlust erleiden. Ein Brief ersetzt zwar nicht das persönliche Beileid, jedoch unterstützt er es. Wahrscheinlich wirst du ein solches Schreiben an einen dir nahestehenden Kollegen, Angestellten oder Freund senden, deswegen ist Aufrichtigkeit hoffentlich kein Problem. Falls doch, bitte jemanden deinen Brief zu lesen, bevor du ihn abschickst.

Gerade bei dieser Art von Korrespondenz ist es wichtig aufrecht zu sein und ich empfehle die eigenen Emotionen einfließen zu lassen, um genau dafür zu sorgen.

Geburtstagsglückwünsche als Kommunikationsvorlagen

Geburtstagsglückwünsche

Ich habe diese Art von Brief in die Liste aufgenommen, weil ich gesehen habe, wie meine Supervisor solche Schreiben über die Jahre verwendet haben. In den meisten Fällen handelte es sich um Vorlagen - und zwar im wahrsten Sinne des Wortes. Assistenten erstellen diese Briefe jeden Monat zur Massenabfertigung. Aber wenn du in einer großen Organisation arbeitest, kannst du jedem deine Anerkennung auf diese Art zeigen.

Der Wahrscheinlichkeit nach werden die meisten Leute in deiner Organisation nie ein Anerkennungs- oder Glückwunschschreiben erhalten, also können Geburtstagsglückwünsche ein Weg sein sie wissen zu lassen, dass sie ein Teil des Teams sind.

In kleineren Organisationen solltest du anstatt eines Briefes eine Karte verschicken. Ein Brief ist zwar nett und vermittelt Anerkennung, aber was würdest von deinem Chef lieber erhalten? Einen Geburtstagsbrief oder eine Geburtstagskarte? Ich würde mich für die Karte entscheiden, vorzugsweise mit Star Wars-Motiv und Musik…

Nur so nebenbei erwähnt.

Hinweis: Detroit Technical English ist ein starker Befürworter von Geburtstagskarten mit Star Wars-Motiven.

Networking-Korrespondenz als Kommunikationsvorlagen

Korrespondenz nach Networking-Events

Jeder von uns wird irgendwann an einer Technik-Konferenz oder an Networking-Events teilnehmen. Du wirst das Event in jedem Fall mit Visitenkarten im Gepäck und verbalen Zusagen wie „lass uns später in Verbindung treten“ verlassen, es sei denn du vermeidest es aktiv irgendjemanden kennenzulernen. Nimm die Sache in die Hand und verschicke nach dem Event einen Brief oder eine E-Mail an die Leute, mit denen du Visitenkarten ausgetauscht hast.

Meine Faustregel: Verschicke auf jeden Fall Briefe, aber lasse nicht zu viel Zeit nach dem Event verstreichen.

Bedenke außerdem Folgendes: Wenn du 25 Visitenkarten bekommen hast, wird es dir wahrscheinlich nicht möglich sein 25 Personen einen individuellen Brief zu schreiben.

Antworte für Social-Media Verbindungen als Kommunikationsvorlagen

Antwort auf Verbindung durch soziale Medien

Jeder, der sich für seine Industrie oder Karriere engagiert, sollte bei einem beruflich orientierten sozialen Netzwerk wie LinkedIn oder XING angemeldet sein. Aber es reicht nicht „angemeldet“ zu sein. Damit du diese Plattformen zu deinem beruflichen Vorteil nutzen kannst, musst du „aktiv“ in diesen Netzwerken sein.

Aus diesem Grund empfehle ich einige vorgefertigte Nachrichten zur Verbindungsanfrage oder als Antwort auf Verbindungsanfragen zu erstellen.

Ehrlich gesagt liegt die Antwortrate bei nur ca. 30%, was wohl meist daran liegt, dass die anfragende Person überaus beschäftigt ist oder einfach nur Verbindungen sammelt. In jedem Fall bewerte ich dies negativ, da ich mich auf diese Kontakte verlassen können möchte.

Struktur für Telefongespräche als Kommunikationsvorlagen

Struktur für Telefongespräche

Wie oft ist es dir schon passiert, dass du mit jemandem am Telefon gesprochen und aufgelegt hast und sofort sind dir wichtige Dinge eingefallen, die du vergessen hast zu besprechen? Frustrierend! Ganz besonders, wenn der Gesprächspartner dein Chef war oder eine Person mit vollem Terminkalender.

Um sicherzustellen, dass das Gespräch immer äußerst produktiv ist, solltest du eine Vorlage entwickeln, die dich durch die Konversation leitet.

Zwar habe ich ein gutes Gedächtnis, aber trotzdem weiß ich, dass ich im Laufe des Gesprächs einige wichtige Punkte vergessen werde. Um das zu vermeiden, habe ich in einem Evernote-Ordner eine Gesprächsvorlage, die ich für jeden planmäßigen Anruf verwende.

Neben dem Grund des Anrufs notiere ich mir wichtige Punkte, die besprochen werden müssen. Außerdem habe ich Platz für wichtige Ergebnisse oder Diskussionspunkte, damit mir diese Informationen bei weiteren Handlungen oder als Referenz für das nächste Gespräch zur Verfügung stehen.

Abschluss

Vorlagen existieren, um Zeit zu sparen und uns durch wiederkehrende Prozesse zu leiten, damit wir nichts Wichtiges vergessen. Ich verwende diese Kommunikationsvorlagen regelmäßig, wodurch ich mich besser auf die Inhalte und effektive Kommunikation konzentrieren kann.

Gibt es Kommunikationsvorlagen, die deiner Meinung nach in der Liste fehlen? Oder hast du vielleicht eigene Beispiele, die du gerne teilen möchtest? Dann hinterlasse unten einen Kommentar oder melde dich bei Christian per Twitter unter @TheEngineeringLead und bei Dave unter @DetroitEnglish.

Von Marvin Kobold aus dem Englischen ins Deutsche übersetzt.

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Über den Autor: Christain Knutson P.E., PMP

In über zwei Jahrzehnten als Stabsoffizier für Bautechnik in der U.S. Air Force hat Christian Knutson die nötigen Soft-Skills entwickelt, um als Ingenieur erfolgreich Projekte durchzuführen und Ingenieur-Teams zu leiten. Durch seine leitende Position in der Air Force und mit seinem Blog „The Engineering Career Coach“ hat er Ingenieuren zur persönlichen Weiterentwicklung verholfen und dazu beigetragen sie zu Führungskräften zu machen.

Christian Knutson, PE, PMP

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